Gestion électronique des documents (GED)
L’agence Quelle Vie Tranquille s’intéresse aux problématiques de gaspillage et de circulation des documents papiers.
Pour résoudre ces problématiques, nous mettons en place des logiciels de gestion électroniques des documents (GED).
Les logiciels de facturation électroniques et signatures électroniques sont souvent associés à un logiciel de GED.
La GED comprend également un volet RGPD lorsqu’il s’agit de documents contenant des données personnelles (facture, documents RH etc.).
La mise en place de ce genre de logiciel entraine également une réflexion sur les process de modification et de validation des documents.
Dans quels cas nous contacter ?
Vous avez un besoin ou identifié une problématique en rapport avec votre gestion documentaire
Vous devez numériser un grand nombre de documents et vous souhaitez en profiter pour mettre en place une nouvelle logique de rangement des documents. Ou encore vous avez une problématique en lien avec une nouvelle règlementation (RGPD, facture dématérialisée, Qualiopi etc.)
Vous souhaitez mettre en place / améliorer un logiciel de GED
Les logiciels de GED peuvent être complexes à mettre en place car ils sont associés à de nouvelles fonctionnalités (signatures électroniques, validation des documents, gestion des accès, gestion des versions, recherche par métadonnées etc.). Une analyse du besoin est nécessaire pour éviter de tomber dans le piège de l’outil « usine à gaz ».
Vous avez une problématique qui n'est pas en lien direct avec la gestion documentaire et vous ne savez pas si notre agence peut vous venir en aide
Contactez-nous pour nous expliquer votre problématique et nous verrons si notre agence peut vous venir en aide.
Nous vous proposons de réaliser un premier échange afin que vous puissiez nous expliquer votre besoin.
Cet échange est gratuit et sans engagement.
Pour réserver un créneau d’échange, vous pouvez nous contacter :
Pourquoi mettre en place un logiciel de GED ?
Les entreprises lancent des chantiers de dématérialisations de leurs documents pour plusieurs raisons. Par exemple, par manque de place, pour les partager plus facilement avec des personnes à distance ou encore pour répondre à une nouvelle législation.
Numériser un document n’est pas suffisant pour dire que l’on a une stratégie de gestion électronique des documents. En effet, il faut prendre en compte une nouvelle manière de classer les documents grâce aux métadonnées.
La notion de sécurisation des données est également capitale pour éviter les cyber attaques.
La gestion électronique des documents permet :
- d’avoir une seule version active d’un document au lieu de nombreuses copies d’un même document
- de suivre toutes les modifications d’un document par ordre chronologique
- de gérer finement l’accès et l’édition des documents
- d’avoir un process de validation tracé et plus réactif
- de faciliter la gestion des règles RGPD par l’automatisation de tâches ou d’alertes