TUTO - Comment organiser son travail pour partir en vacances en toute tranquillité ?
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Vous êtes à J-7 de vos vacances, vous avez une pile colossale de choses à faire avant de partir.
Il faut vous rendre à l’évidence vous ne pourrez pas forcément tout faire dans ce temps imparti.
Un départ en vacances se prépare surtout s’il s’agit d’une période d’au moins une semaine.
Dans cet article vous trouvez les erreurs les plus fréquentes et des solutions pour organiser son travail pour partir en vacances en toute tranquillité.
Les erreurs fréquentes
Voici quelques situations observées en entreprise, vous reconnaissez-vous dans certaines d’entre elles ?
→ Se surcharger de travail pour compenser ce manque de temps pour toute finir est une mauvaise idée car vous vous épuisé.e, ce qui vous empêchera de vous ressourcer correctement lors de vos vacances.
→ Faire le mort plusieurs jours voire semaines avant votre départ en congés n’est pas une idée plus lumineuse car vous générez du stress auprès des personnes qui continuent à travailler pendant vos congés et qui n’auront pas l’information nécessaire pour travailler correctement.
→ Continuer à travailler pendant vos congés en regardant fréquemment vos emails ou votre téléphone professionnel ou en traitant certains projets depuis votre serviette de plage est contre-productif. Le droit à la déconnexion est primordiale pour abaisser la charge mentale et récupérer de l’énergie.
→ Enfin, certains choisissent ne jamais prendre de congés. Plusieurs raisons peuvent l’expliquer, par exemple parce qu’ils ont peur de la surcharge de travail post-vacances, parce qu’ils sont accros au travail (Workaholisme), parce qu’ils sont atteints du syndrome du pompier ou tout simplement pour des questions financières ou d’organisation.
Tous ces comportements sont délétères pour votre santé et celle des autres (collègues, familles, amis).
Ces comportement de manière répétée peuvent entrainer des problèmes de gestion du stress, de la dépression ou encore une augmentation des risques d’AVC ou d’infarctus.
De manière indirecte, votre stress peut également vous rendre irritable et engendrer des problèmes de sociabilisation (isolement, disputes, séparation, agressivité…).
→ Nous avons rédigé un article de témoignage sur l’absence de déconnexion au travail et ses répercussions. Pour le consulter cliquer sur le bouton ci-dessous.
Des solutions pour mieux organiser son travail avant de partir en vacances
Heureusement des solutions existent. Elles sont regroupées en 2 catégories : des solutions pour mieux s’organiser et des solutions pour mieux communiquer. Cette liste de solutions n’est pas exhaustive.
Mieux s'organiser
Pour mieux organiser votre travail avant votre départ en vacances, vous allez devoir prioriser les sujets à traiter et déléguer ou reporter ce que vous ne pourrez pas faire.
- Pour cela, on peut par exemple utiliser la matrice d’Eisenhower pour s’aider à prioriser les tâches. Une fois que vous avez votre liste de tâches à réaliser urgentes et importantes, vous pouvez encore l’épurer en quantifiant le temps que chacune va vous prendre à réaliser. Si vous avez dépassé votre capacité maximal, il faudra faire à nouveau du tri dans votre liste pour réévaluer ces tâches et voir lesquels peuvent basculer dans une autre catégorie.
- Pour visualiser les tâches que vous avez, il existe des logiciels de gestion de tâches ou de tickets, de brainstorming et des organisateurs mentaux. Ces logiciels ont des fonctionnalités qui peuvent vous permettre de créer, stocker et suivre l’avancement de vos tâches. Le choix du type de logiciel dépend de votre usage.
- Par exemple, si vous travaillez en équipe et que les membres de votre équipes ont besoin de consulter l’avancement de vos tâches ou peuvent les gérer pour vous en votre absence, vous aurez davantage besoin d’un logiciel de gestion de tickets.
- Si vous travaillez seul et vous avez besoin d’une sorte de tableau blanc pour lister vos tâches, un logiciel de brainstorming / organisateur mental peut suffire.
Remarque : Si vous avez trop de tâches qui sont urgentes et importantes, que vous ne pouvez pas gérer avant de partir en vacances, sans vous surcharger, il peut être pertinent d’en discuter avec votre manager ou votre service RH afin qu’il vous donne des directives en termes de priorité. Cela peut également mettre en évidence un problème de surcharge de travail en raison d’une sous-estimation de la quantité de travail ou d’ajouts de tâches ne faisant pas partie de votre périmètre.
L’agence Quelle Vie Tranquille
- Défini avec vous votre nouvelle méthode d'organisation du travail
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Mieux communiquer
Pour avoir une meilleure communication avec vos clients, vos fournisseurs ou vos collègues il ne faut pas perdre de vue que votre absence peut générer du stress chez eux.
- Pour limiter ce stress, il est recommandé de les prévenir en amont de la durée de votre absence et des moyens que vous avez mis en œuvre pour réduire l’impact de votre absence sur eux.
- Durant vos vacances, vous pouvez également définir un message d’absence automatique depuis vos emails afin que les personnes qui vous contactent par emails puissent être informées de la durée de votre absence. Cela réduira le nombre d’emails de relance que vous pourriez recevoir durant vos congés.
- Si cela est possible, pensez à désigner une personne back-up qui gèrera tout ou une partie de vos tâches durant votre absence.
- Vous pouvez indiquer dans votre message d’absence automatique le nom de votre back-up et ses coordonnées.
- Si votre back-up a besoin de consulter vos emails ou la liste de vos tâches en cours vous pouvez soit créer une règle dans votre messagerie pour transférer ou rediriger vos emails vers votre back ; soit lui donner des droits d’accès sur le logiciel que vous utilisez pour la gestion de vos tâches. Cette notion de droit d’accès est très importante, notamment lorsque vous avez des tâches à valider ou des documents à signer. Il ne faudra pas oublier de donner procuration à votre back-up afin qu’ils puissent traiter les sujets en votre absence. Nous vous recommandons de faire un test avec votre back-up avant votre départ pour s’assurer qu’il aura tous les accès le moment voulu.
- Pensez également à documenter votre projets / tâches en cours afin que votre back-up ait bien toutes les informations à sa disposition. Exemple d’informations à transmettre : date des prochains livrables, nom des interlocuteur, codes d’accès à un bâtiment etc. Tout ce qui vous semble peut être évident mais qui fera perdre beaucoup de temps et d’énergie à votre back-up s’il n’a pas ces informations.
Organiser cette communication en amont de vos vacances prend du temps et il ne faut pas le négliger.
C’est pourquoi il vaut mieux traiter moins de tâches à faire en urgence avant ses vacances pour consacrer ce temps à l’organisation et à la communication de votre absence.
Mieux vous gérez votre communication, plus vous partirez en vacances sereinement car vous saurez que vos projets et vos tâches sont gérées et vos interlocuteurs rassurés.
Comment l'agence Quelle Vie Tranquille peut vous aider ?
Nous proposons un service d’accompagnement informatique afin de résoudre vos problématiques informatiques du quotidien et vous rendre autonome.
Ce service d’accompagnement informatique peut servir, par exemple, à paramétrer votre message d’absence d’emails ou à vous aider à vous organiser à l’approche d’une période d’absence anticipée.
Tarif horaire
100€ HT par heure d'accompagnement
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Pack 10h d'accompagnement acheté = la 11e heure est offerte
