TUTO - Comment programmer un message d'absence automatique d'emails dans Outlook ?
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Pourquoi programme t’on un message d’absence automatique d’emails ?
Lorsque vous être absent.e et que vous souhaitez prévenir vos interlocuteurs de cette absence, la méthode la plus simple consiste à programmer un message d’absence automatique pour vos emails.
Dans ce tuto nous verrons comment réaliser cette programmation dans Outlook.
Dans un autre tuto, nous décrivons comment réaliser cette même action dans Gmail.
Contenu du message d'absence
Le message d’absence permet d’informer vos interlocuteurs.
Il y a plusieurs questions à se poser pour déterminer le contenu de votre message d’absence :
Est-ce que toutes les personnes qui vont vous contacter durant votre absence ont besoin d'être informées de votre absence ?
Par exemple : Est-ce que les personnes qui font du démarchage par email ont besoin d’être informées de votre absence ?
Parmi les personnes qui doivent être informées, est-ce qu'il y a des types d'interlocuteurs différents qui auraient besoin d'informations différentes ?
Par exemple : Est-ce que vos fournisseurs ont besoin des mêmes informations que vos collègues ?
Quelles informations vous voulez communiquer avec vos interlocuteurs ?
Par exemple : Les coordonnées de votre back-up durant votre absence ; votre date de retour ; où trouver les informations sur l’avancement de votre projet etc.
Pendant quelle durée votre message d'absence doit être diffusé ?
Par exemple : Est-ce que vous le programmez à la fin de la dernière journée de travail avant votre absence ? Est-ce que vous préférez le programmer pour le premier jour où vous serez absent ? Est-ce qu’il s’arrêtera la veille de votre retour ou le jour même ?
Remarque : Pour vous représentez visuellement le contenu du message d’absence, voici un exemple de schéma ci-dessous.
Programmer un message d'absence automatique d'emails
La manipulation est la même que vous utilisiez Outlook en ligne ou Outlook l’application de bureau.
Etape 1 : Se connecter à Outlook
- Aller sur le site d’Outlook ou sur l’application de bureau puis connectez-vous avec votre identifiant et votre mot de passe.
Etape 2 : Accéder aux paramètres
- Cliquer sur la roue crantée en haut à droite pour accéder aux paramètres.
2. Une fenêtre s’ouvre. Cliquer Compte puis sur Réponses automatiques.
Etape 3 : Programmer le message d'absence
- Cocher Activer les réponses automatiques. La coche indique alors Réponses automatiques activées et vous avez des champs à compléter qui s’affichent.
2. Cocher Envoyer des réponses uniquement pendant une période données.
3. Indiquer le jour et l’heure pour le début et la fin du message automatique.
4. Ecrire le contenu de votre message. Voir la rubrique précédente (À quoi sert un message d’absence) pour reprendre ce que vous avez indiqué comme informations à transmettre.
5. Cocher Envoyer des réponses uniquement à mes contacts si vous ne souhaitez pas envoyer votre message d’absence à des inconnus qui vous contacteraient durant votre absence.
6. Cliquer sur Enregistrer.
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